Integritetspolicy

Policyn upprättades 2018-05-14 och uppdaterades 2020-03-11 med anledning av ägarbyte.

1. Inledning

Denna integritetspolicy beskriver närmare hur Flexplåt AB, 556737-3948, behandlar dina personuppgifter. I denna policy avser benämningarna ”vi”, ”våra”, ”vårt” och ”oss” Flexplåt AB.

Vi värnar om den personliga integriteten och att den enskilda individen som anförtror oss med sina personuppgifter ska känna en trygghet under hela perioden vi hanterar uppgifterna. Detta uppnår vi genom:

• Att vi behandlar och hanterar uppgifter på ett korrekt, säkert och lagligt sätt.
• Att vi endast samlar in personuppgifter för specifika, relevanta och legitima ändamål och inte vidarebehandlar uppgifterna på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
• Att vi inte lagrar uppgifter under en längre period än vad som är nödvändigt.
• Att vi hanterar personuppgifter som är korrekta och vid behov uppdaterar uppgifter utan dröjsmål.

2. Integritetspolicyns tillämpningsområden

Denna integritetspolicy tillämpas för ett flertal kategorier av personer som har en relation till oss. Dessa kategorier är anställda, arbetssökande, leverantörer, kunder, samarbetspartners samt andra intressenter till Flexplåt. Uppdelning av de olika kategorierna med tillhörande relevant information beskrivs i punkt 3.

3. Behandling av personuppgifter

Vi behandlar dels de personuppgifter som du lämnar till oss samt de uppgifter vi samlar in direkt från dig. Vilka typer av personuppgifter som vi behandlar och som vi samlar in beror på vilken relation du har till oss. För närmare beskrivning av detta hänvisar vi till de olika kategorierna som beskrivs här nedan.

Anställda

Ändamål med behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för befattningen och för att kunna:

• Administrera vår relation till dig under pågående och avslutad anställningsperiod.
• Uppfylla förpliktelserna i avtal.
• Administrera lönehanteringens områden.
• Administrera uppgifter inom arbetes ramar som utbildningsunderlag, identitetskort för inträde på arbetsplatser, produktionsrelaterade dokument och rutiner m.m.
• Tillgodose utrustning och arbetskläder.
• Hantera diverse ärenden såsom påstådda diskrimineringsärenden.
• För att uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare kan vi även komma att behöva behandla känsliga personuppgifter rörande din hälsa exempelvis vid hälsoärenden såsom sjukskrivningar och rehabiliteringsärenden och vid fackliga ärenden.
• I viss utsträckning kan uppgifter komma att användas för marknadsföringssyfte i broschyrer, det kommer dock vara begränsat till kontaktuppgifter och bilder.

 

Personuppgifter som vi samlar in är:

• Fullständigt namn
• Adressuppgifter
• Personnummer
• Utbildningsintyg
• Telefonnummer
• E-postadress
• Foto
• Kontaktuppgifter till närmast anhörig
• Löne-& kontouppgifter
• Matallergier
• Registreringsnummer för fordon

Gallringsprinciper

Vi kommer behandla dina personuppgifter under den perioden som det är nödvändigt för de ändamål som de ursprungligen har samlats in för. Det kan ske att vi kommer behöva spara uppgifter under en längre period om det krävs enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen.

Som huvudregel kommer vi spara personuppgifter rörande anställningsavtal under hela anställningsperioden och därefter i upp till 10 år.

Uppgifter såsom lön och tidrapporter kommer sparas under hela anställningsperioden och därefter upp till 5 år.

Arbetssökande

Ändamål med behandling av personuppgifter

• Administrera vår relation till dig under rekryteringsprocessen.
• Hantera diverse ärenden, såsom påstådda diskrimineringsärenden.
• Spara ansökningar till vår CV bank för framtida rekryteringsprocesser.

Personuppgifter som vi kan komma att samla in eller som du kan komma att lämna via våran hemsida eller rekryteringskanaler:

• Fullständigt namn
• Adressuppgifter
• Telefonnummer
• E-postadress
• Referenser
• Betyg &-intygsunderlag
• Tidigare arbetslivserfarenheter
• Utbildningar
• Ålder
• Kön
• Intervjuunderlag såsom omdömen, bedömningar och anteckningar

Gallringsprinciper

Vi kommer behandla dina personuppgifter under den period som det är nödvändigt för de ändamål som de ursprungligen har samlats in för. Det kan hända att vi behöver spara uppgifter under en längre period om det krävs enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen.

Som huvudregel kommer vi att spara uppgifter rörande rekrytering under hela rekryteringsprocessen och därefter i upp till 2 år.

Under denna 2-årsperiod kommer vi att spara ansökningar för framtida rekryteringar. Om du motsätter dig denna hantering hänvisar vi till återkallande av samtycke enligt beskrivning i punkt 10.

Leverantörer, kunder, samarbetspartner och övriga intressenter

Ändamål med behandling av personuppgifter

• Administrera vår relation till dig och bibehålla kontakten
• För kunna ge support och stöd.
• Uppfylla förpliktelserna i avtal.
• I viss utsträckning kan uppgifter komma att användas i marknadsföringssyfte.

Personuppgifter som vi kan komma att samla in är

• Fullständigt namn
• Adressuppgifter
• Befattning
• Telefonnummer
• E-postadress

Gallringsprinciper

Vi kommer behandla dina personuppgifter under den period som det är nödvändigt för de ändamål som de ursprungligen har samlats in för. Det kan hända att vi behöver spara uppgifter under en längre period om det krävs enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen.

Som huvudregel kommer vi att spara uppgifterna under hela avtalsperioden och därefter i upp till 5 år.

4. Skydd av personuppgifter

Vi vidtar alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Uppgifterna lagras i säkra miljöer och vi tillhandahåller utbildning för våra anställda för att säkerställa att hanteringen sker på ett säkert sätt efter våra interna bestämmelser.

5. Utlämnande och överföring till tredje part

De tillfällen vi kan komma att lämna ut eller överföra dina personuppgifter är:

• Om vi har en skyldighet enligt lag att dela dina uppgifter, för att skydda rättigheter eller säkerhet för oss, våra anställda, våra kunder eller andra.
• Till olika avtalsleverantörer som är anlitade av oss för att bestå oss med tjänster och support såsom IT-leverantörer, webbplatsvärdar, reseleverantörer, företagshälsovård, revisorer, undersökningsbolag m.m.
• Till företag för utförande av kontrakt som vi skriver med dig eller dem som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster på ett adekvat sätt såsom betalningsleverantörer, inkassobolag, fraktbolag samt vårt lager.

6. Dina rättigheter

Rättelse och åtkomst av dina personuppgifter

Du som har registrerade personuppgifter hos oss har rätt att när som helst begära en rättelse av felaktiga uppgifter. Rutin för tillvägagångsätt beskrivs i punkt 7.

Du har även rätt att när som helst begära en kopia av de personuppgifter vi har registrerat om dig. Rutin för tillvägagångsätt beskrivs i punkt 9.

Rätten att bli glömd

Du har under vissa omständigheter rätten att bli glömd dvs. du kan begära att vi raderar de personuppgifter vi har registrerat om dig. Rutin för tillvägagångsätt se beskrivning i punkt 8.

Återkallande av samtycke

Om vi behandlar dina personuppgifter med den rättsliga grunden Samtycke har du rätten till att när som helst återkalla ditt samtycke för framtida behandling. Rutin för tillvägagångsätt se beskrivning i punkt 10.

7. Rättelse av personuppgifter

Vi strävar efter att all den information vi behandlar skall vara korrekta. Detta gäller givetvis även de personuppgifter vi samlar in. Vid händelse av att någon uppgift visar sig vara felaktig kommer rättelse av detta ske utan dröjsmål.

Vid begäran om rättelse skall detta ske till personuppgiftsansvarig e-postadress via kundservice@flexplat.se.

8. Radering av personuppgifter

Som huvudregel lagrar vi inte uppgifter längre än vad som är nödvändigt för ändamålen som de ursprungligen har samlats in för. Gallring sker kontinuerligt och radering sker när uppgifter inte längre behövs. Beroende på vilken typ av uppgifter vi samlar in om dig och vilken relation du har till bolagen kan raderingsrutinerna se olika ut. Vi hänvisar till bestämmelser enligt punkt 3 i denna policy.

Du har under vissa omständigheter rätten till att bli glömd, vilket är en begäran om att dina uppgifter ska raderas. Detta gäller dock inte i de fall där vi har skyldighet enligt lag att bevara dina uppgifter. Begäran om radering ska alltid ske skriftligen via brev till personuppgiftsansvarig. Se kontaktuppgifter under punkt 12.

9. Begäran av utdrag

Om du vill ta del av de uppgifter vi behandlar om dig har du givetvis rätt till det 1 gång per år. Vi har en skyldighet att vidta alla rimliga åtgärder för att verifiera din identitet, dels för att skydda dina uppgifter och dels för att förebygga risken till obehörig åtkomst av dina personuppgifter.

En signerad begäran skickas via post till HR-ansvarig, som behandlar ärendet utan onödigt dröjsmål. Underlag skickas därefter ut till din folkbokföringsadress.

10. Samtycke

Uppgifterna vi samlar in är främst avsedda att uppfylla förpliktelser i ett avtal eller nödvändiga för att följa gällande lagar. Det kan även hända att vi begär in ett separat samtycke för behandling.

Om vi behandlar dina personuppgifter med den rättsliga grunden Samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för framtida behandling. Vi kommer då att sluta behandla dina uppgifter under förutsättningen att gällande lagar eller förordningar inte kräver annat.

Vid begäran om återkallelse av samtycke skall detta ske till personuppgiftsansvarigs e-postadress: kundservice@flexplat.se

11. Ändringar av Integritetspolicy

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera denna integritetspolicy. Senaste revideringsdatum av policyn dateras i början av denna policyn.

12. Personuppgiftsansvarig

Flexplåt är personuppgiftsansvarig för sina behandlingar av personuppgifter samt ansvarig för att behandlingen sker enligt denna policy och gällande dataskyddsbestämmelser.

Flexplåt AB med organisationsnummer 556737-3948

13. Kontaktuppgifter

Om du har frågor gällande denna policy eller kring vår hantering av dina personuppgifter hänvisar vi till följande kontaktuppgifter:

kundservice@flexplat.se

14. Klagomål gällande vår hantering av personuppgifter

Om du på något sätt skulle vara missnöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter ber vi dig i första hand kontakta oss på e-postadressen kundservice@flexplat.se.

Du har även rätt att framföra dina klagomål kring vår personuppgiftsbehandling till:

Datainspektionen

Box 8114

104 20 Stockholm

datainspektion@datainspektionen.se